عنوان

مقاله اتوماسیون اداری

تعداد صفحات: ۴۳

نوع فایل : ورد و قابل ویرایش

چکیده

اتوماسیون اداری که هدیه صنعت فن آوری اطلاعات IT  به بروکراسی اداری است.ایده نوین است که عمر آن در ایران به بیش از یک دهه نمی رسد. (رحیمی کیا و همکاران،۱۳۹۰).

اتوماسیون اداری مشتمل بر تمام سیستم های الکترونیکی رسمی وغیر رسمی بوده که به برقراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل وخارج موسسه وبالعکس مربوط می شود. کلمه اصلی اتوماسیون اداری را از داده پردازی سیستم اطلاعات مدیریت وسیستم پشتیبانی تصمیم متمایز می سازدارتباطات است. اتوماسیون اداری به منظور تسهیل انواع ارتیاطات به هر دو صورت شفاهی وکتبی است . به طور مثال پست الکترونیک، فاکس، کنفرانس ویدئویی، تابلو اعلانات الکترونیکی و….(مک لوید[۱]،۱۳۸۷،ص۴۷۱).

با توجه به این که اتوماسیون اداری، بهترین ابزار برای رسیدن به راه کارهای مفیدجهت صرفه جویی در زمان و استفاده بهینه امکانات موجود در سازمان می باشد. از همین رو است که راه حلهای مکانیزه به گردش مکاتبات سازمان سرعت بخشیده  و همچنین مدیریت بر گردش کارها را میسر می سازد. در این فرآیندحذف مکاتبات کاغذی، صرفه جویی و استفاده بهینه از زمان و افزایش بهره وری عملی می گردد.

اتوماسیون اداری توسط کسانی که در دفاتر کار می کنند به کار گرفته می شود.از آنجائی که یک دفتر می تواند شامل هر چیزی از یک طبقه سوئیت گرفته تا یک محوطه محصور در یک انبار کالا باشد.بنابراین دامنه استفاده کنندگان از اتوماسیون اداری گسترده است به طور کلی سه گروه از اتوماسیون استفاده می کنند.مدیران، منشی ها و کارمندان دفتری.

صرافی زاده در کتاب فن آوری اطلاعات و کاربرد آن در سازمان مزایای اتوماسیون اداری را به دو بخش مزایای مستقیم مانند:افزایش خدمات، صرفه جویی در وقت ونیروی کار. و مزایای غیر مستقیم مانند:وابستگی کمتر به سایر ادارات، نیاز کمتر به تشریفات، فزایش وظایف شغلی ورضایت بیشتر مشتریان تقسیم می نماید.(صرافی زاده،۱۳۸۳،ص۶۵).

واژه های کلیدی: اتوماسیون اداری، فن آوری اطلاعات ، اتوماسیون

فهرست مطالب

چکیده ۵
مقدمه ۷
مفهوم اتوماسیون اداری ۹
اطلاعات ۱۱
عصر اطلاعات ۱۲
اطلاعات ویژه سازمانی ۱۲
سیستم های اطلاعات مدیریت ۱۲
فناوری اطلاعات ۱۳
کاربردهای فن آوری اطلاعات در سازمان ۱۴
مشکلات دبیرخانه سنتی ۱۵
مزایای استفاده از سیستم مکانیزه ۱۷
مشکلات پیش روی سیستم مکانیزه اتوماسیون اداری ۱۸
قابلیت های ویژه سیستم اتوماسیون اداری ۱۹
تاریخچه اینترنت ۲۳
شکل گیری اینترنت ۲۴
اینترانت ۲۴
تلفن های داخلی ۲۵
اکسترانت ۲۶
ایمیل ۲۶
مودم ۲۷
خدمات انتقال فایل ۲۷
دورنگار(فکس) ۲۷
اپراتورها ۲۸
سیستم ۲۸
نظریه سیستمی ۲۹
مقایسه انواع سیستم های اطلاعاتی ۲۹
دولت الکترونیک ۳۰
اهداف دولت الکترونیکی ۳۱
دولت الکترونیک و امکان سنجی استقرارآن در ایران ۳۲
موانع گسترش دولت الکترونیک ۳۴
ارتباطات سازمانی ۳۴
انواع تکنولوژی اطلاعات ۳۶
جهانی شدن ۳۷
تاثیر فن آوری اطلاعات بر هزینه های سازمانی ۳۸
نتیجه گیری ۳۹
منابع ۴۰

 منابع

۱-علینقی پور، حجت واسماعیل صمدی”خودآموز اتومایسیون اداری”ایلام، گروه آموزش کمیته اتومایسیون اداری، ۱۳۸۶).

۲-بهشتیان، مهدی وابوالحسنی، حسین” سیستم اطلاعاتی مدیریت”( تهران، شرکت پردیس۱۳۸۷).

۳-صرافی زاده ،اصغر”فناوری اطلاعات در سازمان It مفاهیم و کاربرد ها”(تهران، انتشارات امیر، ۱۳۸۳).

۴-صرافی زاده،اصغر و علی علی پناهی”سیستم های اطلاعات مدیریت”تهران، موسسه انتشارات امیر،۱۳۸۴).

۵-شیخ بکلو، سارا وصرافی زاده، اصغر و تیمورنژاد، کاوه”بررسی تاثیر اتومایسیون اداری بر کارآیی”(تهران، مدیریت توسعه و تحول،۱۳۹۱).

۶-رضائیان، علی “مبانی سازمان و مدیریت”(تهران: سازمان مطالعه و تدوین کتب علوم انسانی دانشگاهها(سمت)، چاپ یازدهم، ۱۳۸۷).

۷-طالقانی، محمد”مهندسی و مدیریت اطلاعات”(رشت، نشرکتیبه گیل، ۱۳۸۲).

۸-انبری، خلیل”دولت الکترونیک و موانع آن در ایران”(تهران، سازه اطلاعات سامان،۱۳۹۲).

۹-ونوس، داور و مهرداد پرچ”مجموعه سوالات کنکور(کارشناسی ارشد)تئوریهای مدیریت” (تهران، انتشارات کتابخانه فرهنگ،۱۳۸۷).

۱۰-ملکیان، احسان”اصول مهندسی اینترنت”(تهران، انتشارات نص، چاپ یازدهم، ۱۳۸۶).

مقدمه

آینده جایی نیست که به آن جا برویم بلکه جایی است که آن را به وجودمی آوریم. آن هم با راه هایی که به آینده می سازیم. مزیت ملی در کشورهایی پدید می آید که مدیران تنها درصددافزایش کارآیی نباشندبلکه حرکت های سازمانی شان در راستای استراتژی کلی باشد.

((اگر مدیران گمان می کنندکه می تواننددر ده سال آینده شرکت خودراطوری اداره کنندکه در ده سال گذشته کرده اند، سخت در اشتباهند، برای توفیق در آینده باید وضع موجود را به هم بریزند))(بنیس[۱]،۱۳۸۱،ص۱).

متحول شدن ارتباطات و مکاتبات اداری در سازمان ها و موسسات اقتصادی از آنچنان رشدسریعی برخورداراست. که دیگر فرآیندهای کندوزمان بر اداری برروال پیشین پذیرفتنی نیست.

براین اساس ضرورت داردتا ابزاری فراهم شودکه با بهره جویی از آن بتوان با سرعت و دقت و کاهش هزینه ها به انجام فرآیندهای اداری پرداخت. بدین منظور استفاده از سیستم اتوماسیون اداری به عنوان روشی نوین از سویی به جریانات کار سرعت می بخشدو از سوی دیگربا جمع آوری اطلاعات مجموعه فعالیت های سازمان وطبقه بندی آنها، بسترمناسبی را برای سرعت بخشیدن به امور روزمره فراهم می سازد.

مفهوم اطلاعات در سراسر تاریخ سازمان حیاتی بوده است. تاریخ پراست از مواردی که وجود اطلاعات دقیق و به موقع مجموعه ای از اتفاقات در محیط نامطمئن را به طور شگفت آوری تغییرداده است.(دیبرل و میلر[۲]،۲۰۰۲،ص۶۲۰).

به طور کلی استفاده از اتوماسیون اداری در سازمان باعث افزایش دقت، صحت، سرعت شده و همچنین توزیع به هنگام اطلاعات را فراهم می سازد.

اتوماسیون اداری که هدیه صنعت فن آوری اطلاعات IT  به بروکراسی اداری است.ایده نوین است که عمر آن در ایران به بیش از یک دهه نمی رسد. (رحیمی کیا و همکاران،۱۳۹۰).

درچندسال گذشته بحث گردش مکاتبات الکترونیک وسیستم اتوماسیون اداری از مباحث بسیار مهم و مطرح مدیریتی در تمام حوزه ها بوده است.و سازمان های موفق و روبه رشد همواره ازپیشگامان بهره گیری از این نرم افزارها بوده اند. حذف کاغذاز امور بایگانی و دفتری، رفع محدودیت های فضا جهت بایگانی پرونده ها وابزار آن مانند زونکن و پوشه ها، کاهش خطرات و مشکلات محیطی و آتش سوزی، افزایش ضریب امنیت در نگهداری از اطلاعات و پشتیبانی از امور اداری از تاثیرات به کار گیری اتوماسیون اداری است.

اختراع رایانه، امکان پردازش سریع و ذخیره حجم انبوهی از داده ها را فراهم می آورد و پیشرفت ها را در سطح وسیعی ممکن ساخت.این رویدادها به همراه سایر پیشرفت ها صورت گرفته در زمینه الکترونیک و ارتباطات اعم از میکروالکترونیک، نیمه هادی ها، ماهواره و روباتیک ها به وقوع انقلابی در زمینه نحوه جمع آوری، پردازش، ذخیره سازی، فراخوانی و ارائه اطلاعات منجر گردید که شکل گیری فناآوری اطلاعات حاصل این رویداد بود. (لاولس[۳]،۲۰۰۰،ص۲)

امروزه سازمان هایی، می تواننددر اغلب اوقات خود را در بالاترین میزان آمادگی برای مقابله با تغییرات محیطی و داخلی ببینندکه از درجه بالایی از اتوماسیون سود برده باشند.

اماسیستم اتوماسیون اداری چیست؟چه مزایا و معایبی دارد؟انواع کاربردها و یا زیرسیستم ها آن چیست؟

 مفهوم اتوماسیون اداری

به زبان ساده، اتوماسیون اداری عبارت است از: متصل کردن اطلاعات کامپیوترهای موجود در یک سازمان به کمک شبکه و یا استفاده از یک برنامه نرم افزاری مشترک، تا انتقال اطلاعات، آمارها، نامه هاو مکاتبات و نیز دستورالعمل ها به صورت کاملاً یکپارچه وآسان انجام پذیرد وبدین ترتیب فرمولی جهت طبقه بندی، تبادل، تنظیم و تصحیح اطلاعات درون سازمانی و تسریع بخشیدن به امر اجراء بدون نیاز به روش های دست و پاگیر و مرسوم اداری و با صرفه جویی در زمان و مواد اولیه مصرفی ایجاد می شود.حذف کاغذاز امور بایگانی و دفتری، رفع محدودیت های فضا جهت بایگانی پرونده ها و ابزار آن مانند زونکن و پوشه، کاهش خطرات و مشکلات محیطی و آتش سوزی، افزایش ضریب امنیت در نگهداری از اطلاعات و پشتیبانی از امور اداری از تاثیرات به کارگیری اتوماسیون است.(احمدی احمد ،۱۳۹۰).

اتوماسیون اداری، مشتمل بر تمام سیستم های الکترونیک رسمی و غیررسمی بوده که به برقراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج سازمان  و بالعکس مربوط می شود. کلمه اصلی که اتوماسیون اداری را از داده پردازی، سیستم اطلاعات مدیریت و سیستم پشتیبانی تصمیم متمایز می سازد ارتباطات است. اتوماسیون اداری به منظور تسهیل انواع ارتباطات به هر دوصورت شفاهی و کتبی است.( ریموند[۴]،۱۹۹۸).

[۱].Baines

[۲] .Debrell&Miller

[۳] .lawless

[۴] .Rymoond

[۱] .mcleod

جهت دریافت و خرید متن کامل مقاله و تحقیق و پایان نامه مربوطه بر روی گزینه خرید انتهای هر تحقیق و پروژه کلیک نمائید و پس از وارد نمودن مشخصات خود به درگاه بانک متصل شده که از طریق کلیه کارت های عضو شتاب قادر به پرداخت می باشید و بلافاصله بعد از پرداخت آنلاین به صورت خودکار  لینک دنلود مقاله و پایان نامه مربوطه فعال گردیده که قادر به دنلود فایل کامل آن می باشد .